文章のトンマナを合わせるには？メディア運営における決め方・参考例まとめ

「トンマナ」という言葉、聞いたことはありますか？ビジネス文書やブログ記事を書く際、何となく気にかけている人も多いのではないでしょうか。

トンマナとは「トーン＆マナー」の略で、文章全体の雰囲気や印象を指します。適切なトンマナを使うことで、読者の心に響く文章が書けるんです。

例えば、同じ「新商品のお知らせ」でも、若者向けの雑誌と経済誌では全く異なるトンマナが求められます。若者向けなら「待望の新作が登場！」と元気よく伝え、経済誌なら「新製品を発表いたしました」とやや格調高く書くでしょう。

では、どうすれば適切なトンマナで文章を書けるのでしょうか？本記事では、トンマナの基本から実践的なテクニックまで、わかりやすく解説していきます。これを読めば、あなたも文章の「空気」をコントロールできるようになりますよ。

文章のトンマナ（トーン&マナー）とは？基本と重要性

文章のトンマナとは、文章全体の雰囲気や印象を指します。具体的には、言葉遣い、文体、表現方法などが含まれます。

文章のトンマナが重要な理由

トンマナは、読者との関係性を決定づける重要な要素です。適切なトンマナを使うことで、読者の心に響く文章が書けるでしょう。

例えば、若者向けの雑誌と経済誌では、全く異なるトンマナが求められます。統一されたトンマナは、ブランドイメージの確立にも役立ちます。

アップル社の広告文章を例に挙げると、シンプルでわかりやすい言葉遣いが特徴的です。このような一貫したトンマナにより、読者は instantly アップル社の文章だと認識できるのです。

文章のトンマナを整えるポイント

トンマナを整えるには、以下の3つのポイントに注目しましょう。

一貫性と統一性の確保

一貫性のあるトンマナを維持するには、文章のスタイルガイドを作成するのが効果的です。このガイドには、使用する言葉遣い、文体、句読点の使い方などを明記します。

例えば、「です・ます調」を基本とし、親しみやすさを出すために時々「だ・である調」を混ぜるといったルールを決めておくとよいでしょう。

また、文章の長さにも注意が必要です。短い文と長い文をバランスよく配置することで、リズム感のある読みやすい文章になります。

一文の長さは40字程度を目安にすると、読みやすさが向上するでしょう。

読者層に合わせたトンマナ設定

読者層に合わせたトンマナ設定は、文章の効果を最大化するために欠かせません。例えば、10代向けの文章なら、カジュアルで親しみやすい表現を使います。

一方、ビジネスパーソン向けなら、やや格式高めの言葉遣いが適切かもしれません。具体的には、10代向けの文章では「〜だよね」「〜かも」といった口語的な表現を取り入れます。

ビジネス向けでは「〜でございます」「〜と考えられます」など、丁寧な表現を使うのがよいでしょう。

表記ゆれの回避方法

表記ゆれを防ぐには、用語集の作成が効果的です。例えば、「Web」と「ウェブ」、「お客様」と「お客さま」など、複数の表記が可能な言葉について、どちらを使うか決めておきます。

また、チェックツールの利用も有効です。Microsoft Wordの校正機能やGrammarly などのツールを使えば、表記ゆれを自動的に検出できるでしょう。

定期的な見直しも忘れずに行い、新しい用語や表現にも対応していくことが大切です。

文章におけるトンマナの決め方

トンマナを決める際は、以下の3つのステップを踏みましょう。

ターゲット読者の特定

ターゲット読者を特定するには、ペルソナ設定が役立ちます。年齢、性別、職業、興味関心などの情報を盛り込んだ架空の人物像を作成しましょう。

例えば、「30代後半の働く女性、子育て中、美容と健康に関心あり」といった具合です。このペルソナに基づいて、読者が普段使う言葉や好む表現を想像します。

SNSやブログでの実際の会話を参考にするのも良いでしょう。こうして得た情報を基に、読者に響くトンマナを設定できます。

ブランドの声とトーンの一致

ブランドの声とトーンを一致させるには、まずブランドの核となる価値観や理念を明確にします。例えば、「革新的」「信頼性」「親しみやすさ」などの設定しましょう。

次に、これらのに合わせた言葉遣いや表現を選びます。「革新的」なら新しい用語や比喩を積極的に使い、「信頼性」なら事実に基づいた丁寧な説明を心がけるといった具合です。

トンマナを統一するツールの活用

トンマナの統一には、様々なツールが活用できます。例えば、Grammarly のようなAI搭載の文章チェックツールは、文体の一貫性をチェックする機能があります。

また、社内で使用する場合はGoogleドキュメントの共有機能を活用し、スタイルガイドをチーム全体で共有・更新するのも効果的です。定期的なトンマナチェック会議を設けるのも良いアイデアかもしれません。

文章におけるトンマナの参考例

ここでは、様々な場面でのトンマナの具体例を紹介します。

社内文書と外部向け文書のトンマナ比較

社内文書と外部向け文書では、トンマナに明確な違いがあります。

社内文書では、専門用語や略語を多用し、より簡潔な表現を心がけます。一方、外部向け文書では、わかりやすさと丁寧さを重視します。

例えば、同じ「会議の案内」でも、社内向けなら「来週の月曜9時からMTG。場所は5F会議室A」といった具合です。

外部向けなら「来週月曜日午前9時より、弊社5階会議室Aにて打ち合わせを予定しております」といった表現になるでしょう。

顧客対応メールにおけるトンマナの例

顧客対応メールでは、丁寧さと親しみやすさのバランスが重要です。例えば、クレーム対応の場合、「ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません」という丁寧な謝罪から始め、「早急に対応させていただきます」と具体的な行動を示します。

一方、問い合わせへの返信では、「お問い合わせいただき、ありがとうございます」と感謝の言葉を述べ、「ご質問の件について、詳しくご説明いたします」と続けるのが良いでしょう。

ブログ記事におけるトンマナの統一方法

ブログ記事では、読者との距離感を近づけるトンマナが効果的です。例えば、「皆さんは〜したことありますか？」と読者に問いかけたり、「私も同じ経験をしました」と共感を示したりします。

また、専門用語を使う場合は、「〜とは、簡単に言うと〜のことです」といった具合に、わかりやすく説明を加えます。記事全体を通して、このような親しみやすく説明的なトーンを維持することが大切です。

ニュースレターでのトンマナ調整の実例

ニュースレターでは、読者との関係性に応じてトンマナを調整します。新規登録者向けなら、「はじめまして、〇〇です。このたびはニュースレターにご登録いただき、ありがとうございます」と丁寧に始めます。

長期購読者向けには、「いつもお読みいただき、ありがとうございます」と感謝を述べつつ、「今月は特別なお知らせがあります！」といった親しみのある表現を使うのも良いでしょう。

文章のトンマナに関するよくある質問

最後にトンマナについて、読者からよく寄せられる質問とその回答を紹介します。

ライティングにおけるトンマナとは？

ライティングにおけるトンマナとは、文章全体の雰囲気や印象のことを指します。具体的には、使用する言葉遣い、文体、表現方法などが含まれます。

例えば、フォーマルなトンマナなら「〜でございます」という表現を使い、カジュアルなら「〜だよ」という表現を選びます。

トンマナは、読者との関係性や文章の目的によって変わってきます。ビジネス文書では礼儀正しく専門的な印象を与えるトンマナ、ブログ記事では親しみやすく読みやすいトンマナが適しているでしょう。

トンマナとフォントは関係ある？

トンマナとフォントは密接な関係があります。フォントの選択によって、文章の印象が大きく変わるからです。

例えば、明朝体は伝統的で格式高い印象を与え、ゴシック体はモダンでクリーンな印象になります。

手書き風のフォントを使えば、親しみやすさやカジュアルさが増します。一方、装飾的なフォントは特別感や高級感を演出できるでしょう。

トンマナに合わせたフォント選びが、文章の効果を高めるポイントになります。

トンマナの調整で避けるべき注意点は？

トンマナ調整の際によくある間違いは、読者層や目的を考慮せずに自己流で書いてしまうことです。例えば、若者向けの文章に難解な専門用語を多用したり、逆にビジネス文書でくだけすぎた表現を使ったりするのは適切ではありません。

また、一つの文章の中でトンマナが一貫していないのも問題です。「です・ます調」と「だ・である調」が混在したり、丁寧すぎる表現とカジュアルな表現が入り混じったりすると、読者に違和感を与えてしまいます。

まとめ：文章のトンマナで統一感のあるコンテンツを作ろう！

文章のトンマナは、読者との関係性を築く上で非常に重要です。適切なトンマナを選び、一貫性を保つことで、読者に強い印象を与えられるでしょう。以下の点を意識して、効果的なトンマナ設定に取り組んでみてはいかがでしょうか。

トンマナを意識した文章作りは、最初は難しく感じるかもしれません。しかし、継続的な練習と改善を重ねることで、自然と適切なトンマナで書けるようになるはずです。

読者に響く魅力的な文章を目指して、トンマナの調整に取り組んでみましょう。